吉林工商学院经济业务办理指南

一、一般报销及借款业务

1.什么样的发票是财务报销票据？

经办人从外单位取得的发票须印有“税务局监制章”，收据须印有“财政监制章”。发票上须加盖填制单位的“发票专用章”，财政监制票据需加盖填制单位的“财务专用章”；付款单位应为“吉林工商学院”；票据各联应一次性打印与复写。

为如实反映学校全年经费支出情况，各类经费支出原则上当年票据当年报销，最多可往前延迟6个月，如2016年1月1日，只报销2015年7月1日以后取得的发票，以此类推。

2.哪些票据需要相关人员签字？

各教学单位、各部门行政主要负责人为本单位（部门）财务负责人；科研项目主持人为该项目财务负责人。财务（项目）负责人应在“吉林工商学院报销审批单”上“部门负责人”处签字。报销时出具的特殊情况说明、耗材领用单等必须提供的资料，也应由财务（项目）负责人签字。

凡是购买实物的经济业务（设备、耗材、试剂、办公用品等），报销审批单、有效票据上还需由经办人、验收入签字；差旅费、会议费、版面费、酬金代发等经济业务，需经办人签字。

3.部门财务(项目)负责人本人发生经济业务，报销时如何签批?

部门财务负责人报销本人发生的费用时,除本人在报销单及票据上签字外,还应由单位党委(支部)书记签字;如果本人既是单位行政主要负责人又是党委（支部）书记的或本单位无党委(支部)书记的,由主管校领导审批。

项目负责人报销本人发生的费用时,除项目负责人本人在报销单及票据上签字外,还应由单位财务负责人签字。如项目负责人既是单位财务负责人又是党委（支部）书记的或本单位无党委(支部)书记的,由主管校领导审批。

4.一般报销业务财务审批手续有哪些规定（科研、差旅费等特殊业务除外）?

办理报销业务时：（一）在预算指标以内，日常支出额度在1万元以内的，由部门财务（项目）负责人签字同意，会计核算科主管处长审定，科长审核签字。

（二）在预算指标以内，日常支出额度在1万元以上（含），5万元以下（不含）的，须由部门财务（项目）负责人、分管校领导签字同意，财务管理处处长审批，会计核算科科长审核。

（三）在预算指标以内，日常支出额度在5万元以上（含）的，须由部门财务（项目）负责人、分管校领导签字同意，财务管理处处长审定，主管财务校领导审批，会计核算科科长审核。

上述日常支出不含工资、社会保障缴费、水电、服务外包、部门业务运行费用等经常性支出。

（四）大宗政府采购项目及学校自行招标的项目支出须经由相关部门财务（项目）负责人、分管校领导签字同意，财务管理处处长审定，主管财务校领导审批。超过50万（含）的，须校长审批。

（五）超出年度预算指标或预算中没有安排，而发生的不可预见性支出，须调整或追加预算。

1.单位（部门）内部调整预算。本单位（部门）调整内部预算，由本单位（部门）提出，经分管校领导签批，报财务管理处根据学校经费支出实际情况调整、备案、执行。跨单位（部门）、跨支出类别调整预算的，须报校长办公会或党委常委会审定。

2.动用学校预备费调整预算。金额在1万元（不含）以下的，须由部门提出书面申请，报请分管校领导签批同意，财务管理处根据实际情况核定备案；金额在1万元（含）-10万元（不含）以下的，须由部门提出书面申请，报请分管校领导签字同意，分管财务校领导根据实际情况审定；10万元（含）-50万元（不含）须提交校长办公会审定；50万元（含）以上的，须提交党委常委会审定。

3.追加预算。预算年度内原则上不追加经费预算。对年初没有预算安排的项目，要在解决资金来源的情况下，视情况而定。无论金额多少，均须部门提出书面申请，报请分管校领导签字同意，报财务管理处汇总，提交校长办公会或党委常委会审定。

（六）对历年陈欠款（一年以上，但不含各种保证金）的支付、核销（不含货币性资产损失核销），须由相关部门（项目）当事人或经办人提出申请说明情况（附相关佐证材料），部门负责人签字，报分管校领导审定，报财务管理处汇总，提交校长办公会或党委常委会审定。

5.合同签订及审批的起点是多少?

货物和服务项目等单笔业务金额达到5万元（含)以上,必须经职能部门签订合同。通过外贸公司代理购买货物的经济业务,无论金额大小均须经资产处签订合同。坚决杜绝化整为零采购同一商品。

6.科研项目转拨外协费需办理哪些手续？

科研项目按合同转拨外拨经费（及科研外协费），不论金额大小，必须经学校科研管理部门、财务部门审批审核后，按合同约定的协作单位办理转款业务。

7.什么样的发票报销时需附明细清单？

发票内容不具体，无商品名称，笼统地写为材料、维修费、测试费、办公用品、日用品等，或商品数量单价统一写“一批”字样，需要出具盖收款单位发票专用章或财务专用章的明细清单（增值税发票须由其系统统一生成机打清单）。网上购买办公用品，若发票内容不具体，也需要提供原始发货单。正规书店购买图书，需提供 “图书资料明细清单”；超市等非正规书店、网站购买图书，需提供售书单位出具的或发货清单；按照公车改革规定，暂不受理网约车费报销。

8.电子发票可以报销吗？

使用电子发票办理报销业务，经办人需在发票背面背书“我承诺：对发票真实性负责，不存在重复报销问题”。

9.办理固定资产入账手续的起点是多少？

购买或加工的设备单价达到1,000元以上（含），或符合固定资产入账要求，应到资产处办理固定资产入账手续。

图书（含期刊）、软件单次购买金额达到2,000元（含）以上，须到图书馆、资产处办理固定资产入账手续。

教学单位资料室购买的图书、期刊，无论金额多少，均应到图书馆、资产处办理固定资产入账手续。

10.转账支付的结算起点是多少？

根据国家《现金管理条例》规定，单位之间的结算起点为1,000元（含）。因此，单张票据金额为1,000元（含）以上或当天在同一单位发生经济业务金额累计达1,000元（含）以上的经济往来，应通过银行办理转账（电汇）业务进行结算。对于通过网购、刷卡交易的版面费等经济业务，且单笔业务未达到3,000元（含）的，报销时凭支付记录及发票据实报销。

11.工程、房屋维修业务报销时需要注意什么？

凡涉及改造和更换电器线路、安装用电设备的工程、房屋维修等项目，其业务发生前均须后勤保障处事先审批。

工程、维修经济业务报销时一般应提供项目结算明细表或工程决算书。其中金额在1万元（含）到10万元（不含）的项目财务结算时，需提供发票及项目结算明细表，并由后勤保障处主要负责人签字;金额10万元（含）以上的工程、维修业务，必须提供经过资产处签订的合同及审计处出具的审计报告书。

12.报销接待餐费需要注意什么？

国内公务接待活动用餐地点一般安排在校内餐厅，报销时需提供来访公函及《吉林工商学院国内公务接待审批单》、《吉林工商学院国内公务接待清单》。无公函（或邀请函、特殊情况下的电话记录）的国内公务活动和来访人员一律不予审批接待。

学校党政职能部门、教学科研单位报销接待餐费，其业务发生前须报报分管校领导、分管公务接待工作校领导、校长审签，校长办公室审批，必须按照《吉林工商学院国内公务接待管理办法》标准执行。

外宾接待参照《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》的有关规定执行。

13.报销市内出租车票需要注意什么？

因公务活动或科研、教学活动报销长春市市内（含九台区）出租车票的，无论金额多少，均须填制《公务用车审批单》，并注明往返地及事由。

14.报销办公用品（耗材）及实验材料等需要注意什么？

报销办公用品（耗材）及实验材料时，发票需要经办人、验收人签字(不可为同一人)。发票未注明详细内容的或品名的，无论金额多少，必须提供对方单位开具的购货清单；实验材料发票金额小于5000元的，须各教学学院材料管理员（实验员）出具验收意见，大于5000元（含）的，需教务处、实验实训管理中心或资产处验收。

15．报销不能单独使用的设备组件时, 需注意什么?

报销不能单独使用的设备组件,如硬盘、网卡、内存条等,应到资产处办理固定资产增值手续或维修換件手续。

16.报销车辆保险费及维修费时需注意什么?

报销车辆维修费、保险费时,须附维修明细单、车辆保险单, 明细单上的车辆信息须与学校车辆信息一致,车辆所有人为吉林工商学院, 且明细单金额必须与发票一致。

17.报销专利费需要注意什么?

专利费票据上带有“滞”和“恢”字样的, 其后的金额属于罚款性质,应从报销金额中剔除,不予报销。其中纵向科研经费只可报销用于申请专利发生的费用,不予报销用于维持专利而发生的一系列费用。

18.借款业务财务审批手续有哪些规定?

办理借款业务的财务审批手续与办理一般报销业务财务审批手续（参见“一、一般报销业务及借款业务” 中第4项）一致。

19.怎样办理借款业务?

借款时,由借款人或经办人持填写好的借款审批单并携带相应的财务资料,到财务部门办理借款手续。

20.办理借款业务有哪些要求?

(1)借款人必须是学校在编在岗的教职工,学校不对学生、 临时工和非本校教职工借款。

(2)填写借款单时,必须由借款人本人填写,项目必须填列齐全, 借款事由要详细。如果借款单不是借款人本人填写,出现问题,后果由部门财务(项目)负责人承担。

（3）办理借款业务坚持“前账不清, 后账不借”的原则，按时清理及结算, 做到一事一借, 一事一清。对旧账不清的， 新借款不予办理。

二、国内差旅费报销业务

21.报销时需要注意什么，需要哪些人签字?

公务出差实行审批制度。出差任务（不含利用科研经费支出的科研公务任务）必须按照相关规定报经有关校领导批准。副校级领导出差需报请学校党委书记或校长审批；其他教职工出差需报请各部门主要行政负责人审核、主管校领导审批。利用科研经费支出的科研公务出差只须报请科研项目负责人审批即可。

报销差旅费业务时,应填写《吉林工商学院差旅费报销单》，必须填列出差人员信息,包括姓名、职务或职称等。签批程序参见“一、一般报销业务及借款业务” 中第2—4项。

22．邀请校外专家来校报销差旅费需提供哪些材料?

邀请专家来校讲学、科研合作及其他工作等,可依据双方书面约定或协议报销专家来校费用 。承办单位报销时需提交“部门(项目)业务活动情况说明”,并提供专家来学校讲座的校内通知或邀请函。若约定由学校提供食宿的, 其食宿标准按照学校差旅费标准执行,报销时需附食宿发票、邀请函,在标准内报销。

23.邀请校外人员参与调研等外出工作报销差旅费需提供哪些材料?

报销校外人员差旅费需附项目负责人签批的“部门(项目)业务活动情况说明”及邀请函。除科研项目组成员(报销时需附任务书中项目组成员名单) 以外, 校外人员发生的差旅费, 按规定标准报销往返城市间交通费及住宿费,不予计发补助。

24．出差的车船票丢失了还能报销吗?

(1)部分或全部火车、轮船票遗失,如能提供佐证材料(如网上订单、支付记录),当事人写明情况,经部门财务(项目)负责人签字,并附相关佐证材料,与住宿费发票、其他未遗失的火车票、轮船票(部分遗失需提供)构成出差行程闭环的, 经财务处处长签批后可在标准内按实际购买票价报销,并计发补助。

(2)部分火车、轮船票遗失,如无法提供相关佐证材料(如网上订单、支付记录),当事人写明情况,经部门财务(项目)负责人签字,与住宿费发票和其他未丢失的火车、轮船票构成出差行程闭环的,经财务处处长签批后可按火车硬座、轮船三等舱的票价报销,并计发补助。

(3)往返火车、轮船票全部遗失,只能提供住宿费发票,且不能提供相关佐证材料(如网上订单、支付记录), 需由当事人写明情况,经部门财务(项目)负责人签字, 财务处处长签批后，仅报销住宿费,不计发补助。                        

25.出差时实际发生住宿, 无住宿费发票怎么办?

原则上住宿费在限额标准之内凭发票据实报销。对于不能取得住宿费发票的, 出差人在确保真实性的前提下, 由接待方提供有效证明的，可据实报销城市间交通费，并按规定标准发放伙食补助费和市内交通费；出差人不能取得有效证明的，由本人提供情况说明，经所在单位财务（项目）负责人审核签字后，可据实报销城市间交通费，伙食补助费和市内交通费发放天数最多不超过5天。

26．出差时发生其他相关费用怎么报销(如购书款、打印费、餐费等) ?  

出差过程中发生的所有相关费用,如购书款、复印费、招待餐费等需与差旅费一起报销。如果出差期间发生接待餐费,报销时需提供的材料参见“一、一般报销业务及借款业务”中第12项。

27.出差时住宿费、 机票未刷卡怎么办?

出差发生的住宿费、机票款应按规定使用公务卡或其他非现金支付方式结算, 报销时需提供有效票据、刷卡记录单等。如因特殊情况未通过非现金支付方式结算的, 报销时须提供无法以非现金支付方式结算客观原因的情况说明,并由部门财务(项目)负责人签字。

28.出差时住宿费、机票刷卡记录金额与发票金额不一致可以报销吗?

出差取得的住宿费发票、机票金额应与刷卡记录金额一致,如遇特殊情况不一致时,报销时需提供部门财务(项目)负责人签字的情况说明, 报销时按二者较低的金额报销。

29.单独报销长春市区（含九台区）住宿费需提供那些材料？

单独报销长春市区（含九台区）住宿费时（会议、培训等特殊情况除外）,须填写“部门(项目)业务接待情况说明”、《吉林工商学院公务接待审批表》及邀请函。依据《吉林工商学院国内公务接待管理实施办法(暂行)》规定报销相关费用。

30. 用人民币购买国际机票借款时需提供哪些材料?

办理因公出国(境) (短期)购买国际机票借款时,需提供借款单、上级单位或国际合作与交流处出具的出国任务批件、 因公临时出国任务审批意见表及因公临时出国预算审批意见表复印件。购买机票时原则上必须通过国内航空公司购买 。如因特殊原因从国外航空公司购买国际机票时, 须经国际合作与交流处审批同意后,方可借款购买。

31．乘坐飞机等交通工具保险费报销有限制吗?

因公出差乘坐飞机时,每人次可以购买交通意外保险一份,超出部分费用自理。

32.租车或自驾车出差报销有什么要求?补助如何计算?

因工作需要开展考察、调研、参加会议和测试监测等工作, 受地理环境和当地条件限制, 必须要租车前往的,经部门财务(项目)负责人批准并签订租车合同,租车费可据实报销,报销金额原则上控制在相同交通工具城市间交通费最低标准内。经部门财务(项目)负责人按照规定程序批准自驾车出差的, 发生的汽油费和过桥(路)费不予报销,只发放市内交通费和伙食补助。因自驾车所引起的安全及相关问题, 由出差人个人负责。

33.外出参加会议报销时需注意哪些问题?

外出参加会议报销时须注意以下几点：（1）须附会议通知；(2)如交纳会务费或其他相关费用,会议通知上须注明收费标准; (3)取得发票单位须与会议通知上收款单位名称一致。

34.外出参会会务费可以单独报销吗?

外出参会发生的会务费或会议注册费原则上必须与差旅费同时报销。如因特殊情况未能与差旅费一起报销的, 须査询并复印已报销的差旅费原始凭证,作为漏报会务费发票的佐证材料,方可报销会议费。

35.网上代订机票和酒店怎么报销?

通过网上代订机票,若取得的票据为航空公司出具的电子客票行程单, 报销时应提供电子客票行程单、登机牌、 网上交易记录即可报销; 若取得的发票是网站出具的, 报销时，除提供网站出具的正规发票外,还需提供登机牌、网上交易记录及不重复报销的承诺。

通过网上代订酒店, 若发票为酒店开具的, 报销时持发票、付款记录即可报销;若发票为代订网站出具的,须持发票、网上订单记录(应包含酒店名称、入住起止时间、金额)、付款记录方可报销。

36.科研项目可以从会议费预算分项中报销差旅费吗？

差旅费、会议费等预算可以合并使用。

37.临时人员、在校学生差旅费如何报销?

临时人员报销差旅费时,需持人事处出具的录用手续复印件；学生报销差旅费时,须出具在校学生证明，在规定标准内据实报销差旅费。

三、酬金(助研费)业务

38.发放校内工作人员酬金需注意什么?

发放校内业绩津贴时,需进入计税系统,通过银行代发方式转入酬金实领人的银行卡（工资卡）中。各专项经费发放酬金时,需按照专项经费管理办法定义酬金内容。

39.发放外聘专家酬金、校外人员劳务费需注意什么?

涉及发放教职工个人其他工薪收入、学生助研助管费用及校外人员讲课费、劳务费等经济业务的人员，须登录“吉林工商学院个人收入申报系统（6.0版）”录入基本信息，履行相关报销程序。同时提供邀请函、对方单位党组织意见函、外聘人员身份证、银行卡复印件等办理酬金发放手续。如果外请专家无法提供身份证、银行卡复印件时,须提供专家来访校内通知、邀请函等资料。

40.研究生助研费如何发放?

填写并打印《吉林工商学院学生助研（助管）费发放明细表》领取人本人须在“明细表”上签字, 并由项目负责人审批签字。

41.本科生可以发放助研、助管费吗?

原则上本科生以学业为主, 不予发放助研、助管费。如果确实产生助研、助管费,应填写并打印《吉林工商学院学生助研（助管）费发放明细表》,并附项目负责人审批签字的“情况说明”, 即可办理。

42.科研经费可以给校内有工资性收入人员发放劳务费吗?

纵向科研经费不得给校内有工资性收入的人员发放劳务费。横向科研经费按照合同（协议）约定，可以适当给校内有工资性收入人员发放劳务费。

四、会议费报销业务

43.举办会议需要履行哪些审批手续?

举办会议应预先编制会议预算。由会议举办者填制会议预算审批表, 报财务部门审核执行。原则上不得到学校之外召开会议。如确因工作需要必须在学校驻地以外召开业务会议的,需经部门主管校领导批准。

44．举办会议报销相关费用需要提供哪些材料?

会议费报销应在会议结束后一周内一次性报销完毕。会议费报销时需提供:

（1）会议通知；（2）经批准的会议费预算审批表；（3）会议费报销单；（4）实际参会人员签到表 (如无法提供签到表, 可提供参会人员名单、联系方式)；（5）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、委托协议（合同）等资料。

45.会议费是否可以现金支付?

不可以。会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算, 禁止以现金方式结算 。

五、 因公临时出国费用报销业务

46.什么样的境外票据为有效报销票据?

由发生相关经济业务的境外单位开具的,票面上注明INVOICE”或“RECEIPT”字样的,并带有编号的票据为有效报销票据。票据应为原件或电子版初始打印件, 记载内容要全面,应包括收费的内容、单价、数量、总金额等。如提供的票据为电子版初始打印件, 报销时须提供相关说明。

47.因公临时出国(境)发生的签证费,境外险等费用应该怎样报销?

签证费、境外险等费用原则上应随国际机票一次性报销完毕,并应在已审批的《因公临时出国预算审批意见表》中列明。如因特殊原因, 需要単独报销时, 必须提供因公临时出国/赴港澳任务批件、《因公临时出国任务审批意见表》、《因公临时出国预算审批意见表》、因公出国护照的复印件,凭有效票据报销。

48.出国(境)期间发生的餐费、交通费可以报销吗?

根据上级有关规定,伙食费补助及公杂费补助按天数包干发放, 餐费及市内交通费不再単独报销。报销国(境)外城市间往返交通费时,须依据批准后的《因公临时出国任务审批意见表》中列明的出访城市, 以及《因公临时出国预算审批意见表》列明的预算,凭据报销。

49.出国(境)期间,补助是怎样计算的?

伙食费、 公杂费补助=补助标准x补助应发天数

补助应发天数按离、抵中国国境之日计算(参照户照出

入境记录), 同时不得超出出同/赴港澳任务批件及《因公临时出国任务审批意见表》批准的天数。

50.出国(境)参加会议或培训,可以报销补助吗?

参加国(境)外举办会议或培训,主办方提供餐饮、交通的,只发放在途期间补助,会议或培训期间不再发放补助。如主办方不提供或只提供部分餐饮、交通,报销时须提供会议或培训主办方出具的相关证明材料,在出国(境)批件中批准的天数之内, 计发会议或培训期间补助。

51．在办理购汇业务时, 银行收取的手续费可以报销吗?

在银行办理外汇业务时, 收取的费用一般有三种:第一种是换汇补充款, 还款时可以直接报销；第二种是银行收取的境外汇款手续费,在办理报销还款业务时, 随有效票据一同报销;第三种是转付国外银行的费用, 在办理报销还款业务时, 随有效票据一同报销。手续费票据视同发票,可以报销。