吉林工商学院经济业务审核要求

及报销须知

一、票据要求

（一）票据报销的有效期

原始票据报销的有效期截至经济业务发生年份的次年6月底，票据逾期不予报销。学院有特殊规定的项目除外。

（二）票据要求

原始票据必须真实、合法且填写完整，即来源合法，内容真实、完整、合规。具体要求如下：

1.报销从外单位取得的发票须印有税务或财政监制章，发票、收据或结算票据须按要求加盖开票单位发票专用章或财务专用章，发票注明无需盖章的除外。

2.票据上付款单位名称应填写“吉林工商学院”，允许报销的学费、网络费、培训费、医药费、托儿费等除外。

3.票据上日期、内容、数量、单价、大小写金额应填写完整，且大小写金额一致；经济业务内容或品名要填开具体名称，如果是办公用品、文具、材料、代码等笼统内容的，请索要并保留明细清单、购物小票，列明品名、数量、单价、金额，明细清单还要加盖与发票一致的发票专用章或财务专用章。

4.票据应书写规范，要用蓝黑墨水或者碳素墨水一次书写填列，不得私自涂改。一式几联的手写票据应用复写纸套写，机打票据必须为电子打印，手工填写无效。票据填写有错误的，若金额错误，应由开票单位重开，不得在票据上更正；若其他方面错误，应当由开票单位更正，更正处加盖开票单位印章；机打票据错误必须重开。

5.所有发票，原则上都要签字和盖章，考虑实际操作情况，根据重要性原则，对单张金额大于人民币500元的，以及核销暂借款的发票，经办人必须在票据背面签字。托儿费发票，不论金额，人事处劳资科负责人须签字。培训费发票，不论金额大小，应注明培训人、培训内容。

6.增值税专用发票应提交两联：抵扣联和发票联。增值税普通发票为一联——发票联。

7.如果与私人、小公司或小商店之间发生经济业务，必须按照有关规定，要求其到税务部门申请代开发票。

8.按照会计档案管理规定，会计凭证须保存一定年限，因此对于一些自制的原始凭证，例如：情况说明、差旅费报销单、劳务费（酬金）发放表、暂借款单等，请用碳素笔填制，勿用圆珠笔或铅笔；所有票据请用胶水或浆糊粘贴，勿用订书钉装订。

9.关于发票、收据或结算票据等原始票据丢失问题。发票、收据等原始票据是重要的报销凭证，是会计资料中最具法律效力的证明文件，应妥善保管。如果发生遗失，请按照下列程序办理。

（1）到开票单位复印存根联或记账联，并加盖开票单位的财务专用章或发票专用章，当事人所在部门负责人签字，并加盖部门公章。飞机票丢失的，取得售票单位出具的盖有公章的证明，注明原机票起止地点、乘机时间、机票金额、乘机人姓名、身份证号等内容，当事人所在部门负责人签字，并加盖部门公章。确实无法取得证明的原始凭证，如火车票等，当事人写出详细情况说明，当事人所在部门负责人签字，加盖部门公章。如果有网上订单，可以做辅助证明。

（2）撰写说明必须注明以下内容：丢失原因、金额、承

诺不会造成重复报销等。情况说明由部门或项目负责人及当事人签字，当事人所在部门加盖公章。

（三）票据粘贴方法

按照填制的“吉林工商学院报销审批单”上支出内容对发票进行分类整理，归类粘贴，按顺序排放。一般情况下，首先是“吉林工商学院报销审批单”，各职能处室或学院审批件，然后是各类票据，最后是合同协议、名单、签到表等。报销差旅费，应按照“吉林工商学院报销审批单”、“ 吉林工商学院差旅费报销单”、票据、“吉林工商学院出差审批单” “会议通知或邀请函”的顺序排列。报销仪器设备购置，其申请单、验收入库单等应附在所属发票后（相关单据可到校园网“财务处”网站下载）。

粘贴单大小为A4纸。粘贴时，发票首张请与单据报销封面右顶端对齐，其余从右至左、从上到下，呈“鱼鳞”状粘贴，开口向右，请勿超出边界。粘贴要牢固、美观，不压页、不串页、不倒置。

左上角为凭证装订区域（装订线内勿粘贴票据），签章、说明、备注请避开。当票据或附件较大需要折叠时，也要避开此区域。

票据中请勿有订书针、大头针、回形针等金属物品。

不符合规定要求的报销单据，财务人员有权退回，要求财务经办人重新分类、整理、粘贴。

二、报销流程要求及说明

在报销前，项目经费使用人应按照经费用途，并根据“一事一报”的原则，对相关报销单据根据不同事由进行分类，并填写不同的“报销审批单”。

（一）本校教职工到财务处审核柜台报销，应携带以下材料：

1.“吉林工商学院报销审批单”，单据必须按照经济业务报销审批要求，请部门主管校领导、部门负责人或项目负责人及经办人审批、签字。

2.报销所涉及的全部原始凭证(具体要求见“一、票据要求”)。

3.经办人公务卡或工资卡，科研经费使用手册等。

4.租船、租车、租房等租赁业务办理应提供有效经济合同。

5.需要提前审批的事项或报销提供的材料：

（1）因公出国：出国、赴港澳任务批件原件、出国（境）费用报销单、出国（境）行程安排等。

（2）公务接待：吉林工商学院公务接待审批表、公务接待清单，并附公函（上面应注明到访或受邀人员姓名、人数、时间，或者我方出具的邀请函）。具体审批参见《吉林工商学院公务接待管理办法》。

（3）主办会议：会议预算审批单、会议费报销清单、会议通知、会议签到表（注明参会人员职务职称）等，收费的会议原则上还需提供会议收费立项表。

（4）办公用品/实验材料：发票需要经办人、验收人签字(不可为同一人)。发票未注明详细内容的或品名的，无论金额多少，必须提供对方单位开具的购货清单；实验材料发票金额小于3000元的，须各教学学院材料管理员（实验员）出具验收意见，大于3000元（含）的，需实验实训管理中心或发展规划处验收。

单价在1000元（含）以上仪器设备（符合固定资产入账要求的）须进行固定资产验收，报销时提供资产管理部门出具的“吉林工商学院仪器设备验收单”一式两份。

（5）设备及车辆维修：维修设备，发生维修费在500元以上（含）的，该设备若为吉林工商学院固定资产的，即有设备编号的，报销时应填列维修设备编号。车辆维修须到省财政厅公布的中标定点采购供应商处维修，并提供维修清单。

（6）软件采购：单价2000元（含）以上的软件购置，需提供“吉林工商学院仪器设备验收单”，一式两份。

（7）版面费：需提供录用单位的通知或函件。

（8）资料费：实体店购买的资料发票金额超过200元（含）需提供购买清单。批量购置图书2000元（含）以上的，须在图书馆进行固定资产申购验收。

（9）差旅费：报销公务机票须提供行程单（发票）及登机牌；报销火车、汽车及其他交通工具乘车费的需注明往返地；住宿费原则上应提供酒店清单。

（10）出租车费用：公车改革前，因公务活动或科研、教学活动报销长春市市内（含九台区）出租车票，无论金额多少，需注明往返地及事由（附件1）。

（11）印刷、复（打）印费：发票金额超过500元（含）需提供加盖对方单位财务（发票）专用章的复（打）印内容清单。

（12）学生活动费：报销时，原则上须附“吉林工商学院学生活动费用报销清单”(附件2)。

（13）暂借款：借款分转账和现金两种。

办理转账借款时，提供“吉林工商学院借款审批单”，申请人应注明借款用途、金额、收款单位全称及开户银行和银行账号，并提供暂借款项的证明（如项目预算、设备、材料采购合同、项目协作合同或协议、举办活动的文件、会议通知等）。

原则上不办理现金借款，如有特殊原因的，应列明借款详细用途及金额。

（二）本校学生到财务处审核柜台报销，一般应携带本人学生证或校园一卡通、银行卡等。

三、特殊事项说明

（一）发票金额超过500元（含）的，原则上报销时需提供银行（支付宝、微信）支付记录（特别是网上电商购物）；发票金额超过1000元（含）的，原则上需要转账支付。

（二）票据不能化整为零。对于连号票据，视同为一张发票。

（三）电子商务公司开具的发票（如通过网上购买产生的）必须提供纸质版购物清单。

（四）使用电子发票报销的，经办人须在发票背面背书 “我承诺：本人对发票的真实性负责，不存在重复报销的问题”。

附件

吉林工商学院学生活动费用报销清单

活动举办部门（盖章）：

承诺：对以上填列内容的真实性、开支合理性负责

主管校领导签字：  部门负责人签字：

活动负责人签字： 经办人签字：